Etiqueta y Protocolo
El Arte de la Planificación y las Buenas Costumbres
Licenciada Elvira Contreras A., Caracas - Venezuela
Eventos Especiales
Bienvenido a


PROTOCOLO Y EVENTOS ESPECIALES
COMO ORGANIZARLOS CON EFICACIA Y CON EFICIENCIA.


OBJETIVO:
    - Optimizar la eficacia y la eficiencia al organizar los eventos especiales.
    - Maximizar los beneficios y disminuir los costos.
    - Profundizar la tarea del coordinador de eventos.

CÓMO LOGRARLO:
    - Sustituyendo la improvisación por la normalización.
    - Describiendo cada una de las etapas en el proceso de su organización.
    - Definiendo cuidadosamente cada uno de los eventos especiales.

DIRIGIDO A:
    - Personal involucrado en la organización de eventos.

RESUMEN PROGRAMÁTICO:
    - Qué son los Eventos Especiales. Para qué se utilizan.
    - Definiciones y terminología propia de los Eventos Especiales.
    - PREPARACIÓN-EJECUCIÓN-CONCLUSIÓN y EVALUACIÓN de los Eventos Especiales.
    - Juegos Deportivos, un Evento Especial muy especial.





Etiqueta y Protocolo Eventos Especiales

La dirección o coordinación de eventos está siendo considerada
como una profesión cuya principal tarea puede centrarse en planear,
administrar y orientar los procesos de grupo.


Esto supone que la dirección de un evento requiere
del conocimiento de varias técnicas y procesos que deben combinarse adecuadamente para asegurar el éxito de los mismos y,
de conocimientos especializados de comunicación
que serán utilizados antes, durante y después del evento.


Etiqueta y Protocolo Eventos Especiales Calendario de Enventos


¿Conoce los elementos formales que definen un Evento Especial?


Etiqueta y Protocolo Eventos Especiales Participantes

¿Para qué se utilizan?

¿Cómo se clasifican?

¿Conoce las etapas o fases que supone
la organización de un evento o fluxograma?

La base y sustancia de un evento lo constituyen los participantes.
¿Tiene un método de selección para lograr definir el perfil de los mismos?


Los ponentes tienen un papel fundamental en toda reunión.
¿Cuenta con una base de datos?


Etiqueta y Protocolo Eventos Especiales Ponentes

La elaboración de un organigrama que establezca los diversos
elementos de acción y las relaciones específicas
entre cada gerencia puede serle muy útil.
¿Lo maneja correctamente?


Etiqueta y Protocolo Eventos Especiales Organigrama

Es determinante decidir quién administrará los recursos,
estableciendo sus responsabilidades, las funciones que le competen
y el proceso que se debe seguir para entregar los recursos.
Defina correctamente el procedimiento contable
.


Etiqueta y Protocolo Eventos Especiales Firma


Reserve con tiempo el hotel por excelencia,
habitaciones confortables incluídas.

Etiqueta y Protocolo Eventos Especiales Habitacion de Hotel


Preste especial atención a la reservación de
salones, mobiliario y equipos
.


Etiqueta y Protocolo Eventos Especiales Sala de Conferencia    Etiqueta y Protocolo Eventos Especiales Salon de Conferencia


Envíe a tiempo las cartas de invitación a los ponentes,
observadores, invitados especiales, participantes
.


Etiqueta y Protocolo Eventos Especiales Invitaciones Correo

¿Tiene una pauta para estimar el valor de la Inscripción?

¿Conoce los requisitos para que la publicidad de su evento surta los efectos deseados?

¿Cómo controlar la confirmación  de asistencia de los participantes
y estimar el número de asistencia?


Etiqueta y Protocolo Eventos Especiales Confirmacion de Asistencia


El papel del coordinador del evento es clave.
Igualmente su imagen
.


Etiqueta y Protocolo Eventos Especiales Coordinador de Evento


¿Conoce las diferencias entre lo que son las relaciones personales
y las relaciones públicas en un evento?


La oficina de secretaría es el “alma” del evento.
Enumere sus actividades.



Etiqueta y Protocolo Eventos Especiales Secretaria Asistente


¿Necesita los servicios de un traductor, de un intérprete?
¿Cuál es la competencia de cada uno?
¿Cómo calcular sus honorarios?


¿Conoce y utiliza las señales de “emergencia”, de “prohibición”?


Etiqueta y Protocolo Eventos Especiales Senales de Emergencia     Etiqueta y Protocolo Eventos Especiales Senales de Prohibicion


¿Por qué es necesario prever los servicios médicos en un evento?


Etiqueta y Protocolo Eventos Especiales Atencion Medica


Importante!
Organice su propia agenda protocolar y de servicios
.


Etiqueta y Protocolo Eventos Especiales Agenda


La conclusión de un evento comprende pasos
muy importantes y bien definidos.
¿Los conoce?


Con miras a una mayor eficiencia y eficacia en los eventos que realiza,
prepare una evaluación de los mismos a diferentes niveles
.

Reciba una logística para la organización de los Juegos Deportivos.
El Evento de los eventos
!


Etiqueta y Protocolo Eventos Especiales Bandera Olimpiadas

Y, mucho, mucho más!